Lo corto
- Una notificación electrónica sin abrir se da por rechazada a los diez días naturales, y el trámite sigue (Ley 39/2015, artículo 43.2).
- Abrirla también cuenta: desde ese momento corre el plazo para contestar.
- El correo de aviso es solo un aviso: si no llega, la notificación vale igual (artículo 41.6).
- Hasta 30 días al año sin notificaciones nuevas de Hacienda: los días de cortesía, pedidos con siete días de antelación.
Quién las recibe y dónde
Las sociedades y demás personas jurídicas están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (Ley 39/2015, artículo 14.2). Sus notificaciones no llegan al buzón de la puerta: llegan a un buzón electrónico.
Las de Hacienda se consultan en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). Y no es la única que notifica así: la Seguridad Social y la DGT también lo hacen. En un despacho, eso son varios buzones por cada cliente.
La regla de los diez días
Cuando una notificación se pone a disposición, empiezan a contar diez días naturales. Si en ese tiempo nadie la abre, se entiende rechazada y el procedimiento sigue adelante como si se hubiera entregado (Ley 39/2015, artículo 43.2). Naturales quiere decir que cuentan los sábados, los domingos y los festivos.
Abrirla tampoco es un gesto sin consecuencias: la notificación se da por practicada en el momento en que se accede a su contenido, y desde ahí corre el plazo para contestar. Por eso muchos despachos deciden, cliente a cliente, si se abre al llegar o si se espera unos días dentro de esos diez.
El correo o el SMS que avisa de una notificación nueva es solo un aviso. Si no llega, o llega a una dirección que ya no mira nadie, la notificación es válida igual (Ley 39/2015, artículo 41.6).
Los días de cortesía
La Agencia Tributaria deja señalar hasta 30 días naturales al año en los que no pondrá notificaciones a disposición en la dirección electrónica habilitada (Orden EHA/3552/2011). Se piden en su sede electrónica con al menos siete días naturales de antelación, y también los puede pedir quien esté apoderado para las notificaciones del cliente (el trámite GENERALNOT).
Sirven para vacaciones y cierres. Lo que no hacen es parar lo que ya estaba corriendo: lo que llegó antes de esos días sigue su cuenta.
Una rutina diaria que no falla
- Todos los días a la misma hora, revisar los buzones de cada cliente, con su certificado o con un apoderamiento.
- Apuntar cada notificación nueva con su fecha de puesta a disposición y el día en que se cumplen los diez días.
- Decidir: se abre hoy o se espera. Si se espera, que quede escrito hasta cuándo.
- Al abrirla, apuntar el plazo para contestar que dice la propia notificación.
- Explicárselo al cliente en palabras normales: qué ha llegado, qué significa y qué tiene que mandar.
- Cada semana, revisar cuándo caducan los certificados y los apoderamientos: un certificado caducado es un buzón al que no se puede entrar.
Explicarle al cliente lo que ha llegado
A un cliente, un «requerimiento de información en un procedimiento de comprobación limitada» le dice poco y le asusta mucho. Lo que necesita saber es:
- Qué es, en una frase.
- Si es grave o es un trámite.
- Qué tiene que mandarte y para cuándo.
«Hola, Marta: Hacienda pide las facturas de compra del segundo trimestre para comprobar el IVA. Es una revisión habitual, no una sanción. Mándanos las facturas antes del jueves 23 y lo contestamos nosotros.»
La seguridad del certificado
Para entrar en los buzones de un cliente hace falta su certificado o un apoderamiento. Si el despacho guarda certificados de clientes: cifrados, usados solo para lo que el cliente ha autorizado, con un registro de cada entrada y con la fecha de caducidad a la vista.
El apoderamiento tiene una ventaja: lo da el cliente para trámites concretos y lo puede retirar cuando quiera.